Электронный документооборот в организации

Часто возникает такой вопрос: можно ли передать на так называемый аутсорсинг документооборот предприятия? Попробуем понять, какие аспекты документооборота на протяжении «жизненного этапа» документа могут быть отданы сторонним организациям. Буквально на всем протяжении «жизненного этапа» документа отдельные аспекты документооборота можно отдать на аутосорсинг сторонним фирмам, деятельность которых сконцентрирована на этих аспектах. Момент  возникновения документа и завершающий этап его хранения, может быть выполнен профессионалами, а именно исполнителями нашей компании.

Зарождение документа – это его первая стадия в «жизненном этапе». Относительно бумажных документов «рождение» означает печать заранее сформированного электронного образца, заполнение бумажного бланка или формы, составление полностью рукописного документа, к примеру, ходатайства, заявления и т.д. Что касается электронного документа, стоит отметить, что под моментом его создания принято понимать время появления индивидуального файла компьютерной системы или сети передачи информационных данных. Электронный документооборот в организации может осуществляться сторонними компаниями. К примеру, компании аутосорсинговые фирмы, помимо прочих услуг, предлагают своим клиентам специализированную печать документов. Стоит отметить, что печать документов может происходить на территории заказчика или же непосредственно поставщика услуги. В данном случае есть возможность взять в аренду исключительно оборудование, а можно в комплекте с квалифицированным персоналом. Наша компания, которая уже не первый год предлагает услугу относительно электронного документооборота в организации, пошла в этом отношении еще дальше. Мы предлагаем своим клиентам профессиональные услуги по созданию документов, услуги дизайна, а также печати. При этом речь идет о первичных документах, контрактах, не только об открытках и брошюрах.

Если обратить внимание именно на эту стадию жизненного этапа относительно электронного документа, то здесь нельзя не затронуть приложения, в которых данные документы создаются. Нас сегодняшний день такие компании как MICROSOFT, GOOGLE, ADOBE и др. трудятся над современными технологиями, которые позволяют работать с электронными документами WEB-приложений, даже когда интернет-соединение отсутствует. Как только соединение восстановиться, программа самостоятельно обновит тот или иной документ, который храниться на стороннем сервере. Используя в работе WEB-приложения, пользователь не приобретает их в собственность, но может совершенно бесплатно или за символическую плату пользоваться данными приложениями, относительно электронного документооборота в предприятии.

« назад