Гибкие графики и транспорт: как синхронизировать логистику с рабочими сменами

Сотрудники со сменным графиком часто сталкиваются с проблемами в транспорте. Не всегда общественный транспорт работает в нужное время, а личный автомобиль есть не у всех. Компании, которым важно, чтобы работники приезжали вовремя и чтобы перевозка сотрудников к месту работы и обратно была оптимизированной, должны хорошо продумать логистику.

Как учесть сменный график сотрудников при планировании перевозок?

При организации транспорта и при сменном графике сотрудников, надо учитывать несколько моментов: время работы, количество людей и то, насколько маршруты удобны. Тогда не будет или почти не будет опозданий, а у компании максимально оптимизируется логистика. Вот основные советы по этому поводу:

• Анализ графиков. Сначала нужно определить, сколько сотрудников работает в каждую смену и в какое время начинается и заканчивается их рабочий день. Это сразу даст ключ к количеству транспорта и наиболее напряженным часам. Например, если на ночную смену заступает 30 человек, потребуется несколько машин или один вместительный автобус, а если всего 5–7 – достаточно одного микроавтобуса. Если смены заканчиваются в разное время, имеет смысл «разбить» поездки на несколько микроавтобусов, чтобы большой не ездил пустым.

• Анализ маршрутов. Когда стало понятно с графиками, можно составить маршруты. Они должны быть не слишком длинными, но при этом удобными для людей. Необязательно заезжать в каждый микрорайон — можно доставить в несколько заранее обговоренных точек, откуда люди смогут добираться самостоятельно. Чаще всего используют группировку по местоположению — несколько человек живут в одном районе, для них делают общую точку посадки и высадки.

• Гибкость. Под гибкостью понимают возможность адаптировать маршруты, если смены разные, люди выходят тоже не одни и те же, и приходится ехать в разные точки города. Для этого используют автоматизацию — системы CRM помогут быстро адаптировать списки пассажиров и маршруты. Например, люди могут заранее отмечать, когда им нужен транспорт, и система автоматически пересчитывает оптимальный путь.

Эти способы адаптируются под количество людей, состав и даже под непредвиденные ситуации. Можно предусмотреть варианты, когда кто-то выходит не в свою смену — заменяет или отрабатывает. Человек просто отмечается заранее, и ему предлагают транспорт.

Оптимальные решения для доставки персонала на ночные смены

Гибкий график работы требует такого же гибкого подхода к перевозке сотрудников. Количество людей в сменах может меняться, маршруты – корректироваться, а время работы – сдвигаться. Почти всегда выгоднее выбирать арендованный транспорт, который можно легко адаптировать под текущие потребности. Вот причины:

Какие варианты можно использовать?

• Корпоративный транспорт. Автобусы или микроавтобусы, которые забирают сотрудников из определённых точек. Вариант только для очень крупных компаний, где сотрудники работают в одном месте и в одно время.

• Такси или каршеринг. Компания компенсирует поездки на такси. Но ставка разная — особенно в час пик, когда цены ощутимо повышаются. А ночью поймать такси не всегда легко.

• Арендованный транспорт — минимум расходов, гибкость и фиксированные цены. Аренда позволяет заказывать транспорт только тогда, когда он действительно нужен. Если сотрудников на смене много – берем автобус, если мало – заказываем несколько машин.

Поэтому почти всегда лучшим решением будет аренда. Гибкость в маршрутах, количестве транспорта и расписании позволяет экономить и не переплачивать за ненужные рейсы.

Как автоматизировать процесс?

Автоматизация помогает сократить затраты, избежать хаоса в организации поездок. Сотрудникам легче сориентироваться во времени и месте, то есть, они не будут опаздывать и ошибаться. Небольшие предприятия порой еще до сих пор используют ручной сбор заявок. Но уже давно пора отказаться от этой практики. На смену приходят гораздо более удобные цифровые решения:

• Приложения и чат-боты. Чат-бот можно сделать на базе Телеграм — даже не понадобятся серьезные навыки программирования. Этот бот будет работать внутри рабочего чата, значительно упрощая процесс. Сотрудники оставляют заявки на поездку, система формирует списки пассажиров и отправляет их водителям. Можно настроить автоматические уведомления о времени подачи транспорта.

• Гибкие маршруты. Многие используют корпоративную CRM-систему — это достаточно универсальный подход. Системы зачастую умеют анализировать трафик и предлагать лучший маршрут, иногда даже в реальном времени. Такой метод поможет не только собирать данные о сотрудниках и помогать им приезжать-уезжать без сложностей, но и сократить время в пути. Алгоритмы иногда даже предлагают готовые оптимизированные маршруты на основе базы данных по поездкам за прошлые месяцы или годы.

• GPS-мониторинг. С помощью GPS можно отслеживать передвижение транспорта в режиме реального времени. Этот вид мониторинга поможет увидеть опоздания, контролировать пробег и вовремя корректировать маршруты. Водители получают уведомления о загруженности дорог, а сотрудники — информацию о времени прибытия машины.

Автоматизация делает перевозки удобнее и точнее. Она снижает человеческий фактор, сокращает время организации и помогает гибко адаптироваться под меняющийся график работы.

Организованная логистика помогает сотрудникам приезжать вовремя, снижает текучку кадров и повышает лояльность к работодателю. Чем удобнее транспорт – тем стабильнее работа компании.

Вместе с тем, оптимальный способ организовать перевозки — это все еще аренда автобусов. Вы не платите за обслуживание транспорта, нет необходимости заниматься «побочными» вопросами — техосмотром, регистрацией. Не надо платить налог за транспортные средства. Все берет на себя компания-перевозчик.

Unibus предлагает гибкую адаптивную аренду. У нас опытные водители, современные комфортабельные автобусы, которые прошли техническую экспертизу и полностью соответствуют требованиям. Мы подстроимся под ваши задачи — дневные или ночные перевозки, регулярные перевозки или разовые — например, на корпоратив или в командировку.

« назад